ਜਾਣਕਾਰੀ ਫੈਸਲੇ ਲੈਣ ਦੇ ਕੇਂਦਰ ਵਿੱਚ ਹੁੰਦੀ ਹੈ। ਡੇਟਾ ਨੂੰ ਬਦਲ ਕੇ ਜਿਸ 'ਤੇ ਫੈਸਲਾ ਲੈਣ ਵਾਲੇ ਕੰਮ ਕਰ ਰਹੇ ਹਨ, ਸੰਗਠਨ ਇੱਕ ਵੱਖਰਾ ਆਉਟਪੁੱਟ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰੇਗਾ। ਇਸ ਲਈ, ਸਭ ਤੋਂ ਸੰਪੂਰਨ ਅਤੇ ਸੰਬੰਧਿਤ ਜਾਣਕਾਰੀ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਨਾ ਸਾਰੀਆਂ ਕਾਰਵਾਈਆਂ ਦੀ ਪ੍ਰਭਾਵਸ਼ੀਲਤਾ ਦੀ ਕੁੰਜੀ ਹੈ. ਪਰ ਅਸੀਂ ਜ਼ਰੂਰੀ ਅਤੇ ਨਾਜ਼ੁਕ ਜਾਣਕਾਰੀ ਨੂੰ ਕਿਵੇਂ ਫਿਲਟਰ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹਾਂ, ਜਿਸ ਤੋਂ ਬਿਨਾਂ ਕੀਤੇ ਗਏ ਉਪਾਅ ਇੱਕ ਅਯੋਗ ਦਿਸ਼ਾ ਵੱਲ ਲੈ ਜਾਣੇ ਚਾਹੀਦੇ ਹਨ? ਜਵਾਬ ਕੁਸ਼ਲ ਹੈ, ਐਲਗੋਰਿਦਮ ਦੇ ਅਨੁਸਾਰ ਚਲਾਇਆ ਜਾਂਦਾ ਹੈ ਜੋ ਡੇਟਾ ਪ੍ਰੋਸੈਸਿੰਗ, ਸਟੋਰੇਜ ਅਤੇ ਐਕਸਚੇਂਜ ਵਿਧੀ ਨੂੰ ਅਨੁਕੂਲ ਬਣਾਉਂਦੇ ਹਨ। ਡਾਟਾ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਵਿੱਚ ਇਹ ਲੁਕਿਆ ਹੋਇਆ ਹੈ.
ਸਭ ਤੋਂ ਵੱਧ ਡਾਟਾ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਨ ਤੋਂ ਕੀ ਰੋਕਦਾ ਹੈ?
ਸੰਗਠਨਾਤਮਕ ਦਰਜਾਬੰਦੀ ਦੇ ਸਾਰੇ ਪੱਧਰਾਂ 'ਤੇ ਡਾਟਾ ਧਾਰਨ
ਨਕਾਰਾਤਮਕ ਜਾਣਕਾਰੀ ਨੂੰ ਲੁਕਾਉਣ ਦਾ ਇੱਕ ਆਮ ਰੁਝਾਨ ਹੈ. ਮੈਨੇਜਮੈਂਟ ਅਜਿਹਾ ਆਪਣੇ ਅਧੀਨ ਕੰਮ ਕਰਨ ਵਾਲਿਆਂ, ਅਤੇ ਜ਼ਮੀਨੀ ਪੱਧਰ 'ਤੇ ਕੰਮ ਕਰਨ ਵਾਲੇ ਕਾਮਿਆਂ ਨੂੰ ਆਪਣੀਆਂ ਨੌਕਰੀਆਂ ਗੁਆਉਣ ਦੇ ਡਰ ਤੋਂ ਡਰਨ ਤੋਂ ਬਚਣ ਲਈ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਨਤੀਜੇ ਵਜੋਂ, ਕਿਸੇ ਕੰਪਨੀ ਜਾਂ ਸੰਸਥਾ ਦੀਆਂ ਗਤੀਵਿਧੀਆਂ ਵਿੱਚ ਇੱਕ ਵਾਂਝੀ ਧਿਰ ਲੰਬੇ ਸਮੇਂ ਲਈ ਲੁਕੀ ਰਹਿ ਸਕਦੀ ਹੈ।
ਡਾਟਾ ਪ੍ਰਦੂਸ਼ਣ
ਸਰਕੂਲੇਸ਼ਨ ਦੀ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਵਿੱਚ, ਡੇਟਾ ਭਰੋਸੇਮੰਦ ਜਾਣਕਾਰੀ ਦੇ ਨਾਲ ਵਧਦਾ ਹੈ, ਅਤੇ ਇਸ ਤੋਂ ਛੁਟਕਾਰਾ ਪਾਉਣਾ ਜਿੰਨਾ ਔਖਾ ਹੁੰਦਾ ਹੈ, ਓਨਾ ਹੀ ਇਹ ਵੱਡੇ ਚੈਨਲਾਂ ਤੋਂ ਬਚਣ ਦਾ ਪ੍ਰਬੰਧ ਕਰਦਾ ਹੈ। ਉਦਾਹਰਣ ਵਜੋਂ, ਇੱਕ ਕਰਮਚਾਰੀ ਨੇ ਰਿਪੋਰਟ ਵਿੱਚ ਗਲਤੀ ਕੀਤੀ ਅਤੇ ਗਲਤ ਨੰਬਰ ਦਿੱਤੇ। ਜੇਕਰ ਸਮੇਂ ਸਿਰ ਇਸ ਵੱਲ ਧਿਆਨ ਨਹੀਂ ਦਿੱਤਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ, ਤਾਂ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਕਈ ਹੋਰ ਉਦਾਹਰਣਾਂ ਦੁਆਰਾ ਦੁਹਰਾਇਆ ਜਾਵੇਗਾ ਜੋ ਉਹਨਾਂ ਨੂੰ ਭਰੋਸੇਯੋਗ ਸਮਝਦੇ ਹਨ.
ਸੂਚਨਾ ਵਟਾਂਦਰੇ ਵਿੱਚ ਦੇਰੀ
ਜੇਕਰ ਡਾਟਾ ਵੱਖ-ਵੱਖ ਥਾਵਾਂ 'ਤੇ ਸਟੋਰ ਕੀਤਾ ਜਾਂਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਇਸ ਦਾ ਕੋਈ ਵੀ ਰਿਕਾਰਡ ਨਹੀਂ ਹੈ, ਤਾਂ ਸਹੀ ਸਮੇਂ 'ਤੇ ਇਸ ਨੂੰ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਨਾ ਮੁਸ਼ਕਲ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ।
- ਪੂਰਵ-ਡਿਜੀਟਲ ਯੁੱਗ ਵਿੱਚ, ਇਹ ਅਜਿਹੀ ਸਥਿਤੀ ਨਾਲ ਮੇਲ ਖਾਂਦਾ ਸੀ ਜਿੱਥੇ ਸੰਗਠਨ ਦੇ ਹਰੇਕ ਵਿਭਾਗ ਤੋਂ ਪ੍ਰਦਰਸ਼ਨ ਡੇਟਾ ਬਹੁਤ ਸਾਰੇ ਫੋਲਡਰਾਂ, ਡੈਸਕਟਾਪਾਂ ਅਤੇ ਵਾਲਟਾਂ ਵਿੱਚ ਸਟੋਰ ਕੀਤਾ ਜਾਂਦਾ ਸੀ। ਉਨ੍ਹਾਂ ਨੂੰ ਸਹੀ ਸਮੇਂ 'ਤੇ ਲੱਭਣਾ ਹਮੇਸ਼ਾ ਸੰਭਵ ਨਹੀਂ ਸੀ।
- ਆਧੁਨਿਕ ਡਿਜੀਟਲ ਸੰਸਾਰ ਵਿੱਚ, ਇਸਦਾ ਮਤਲਬ ਹੈ ਕਿ ਜਾਣਕਾਰੀ ਨੂੰ ਕਿੱਥੇ ਇਕੱਠਾ ਕੀਤਾ ਗਿਆ ਸੀ, ਦੇ ਅਨੁਸਾਰ ਵੰਡਣ ਲਈ ਕੋਈ ਖੁੱਲਾ ਅਤੇ ਪਾਰਦਰਸ਼ੀ ਸਿਸਟਮ ਨਹੀਂ ਹੈ। ਇਸ ਸਥਿਤੀ ਵਿੱਚ, ਕਰਮਚਾਰੀ ਇਹ ਯਕੀਨੀ ਤੌਰ 'ਤੇ ਜਾਣਦਾ ਹੈ ਕਿ ਇਹ ਜਾਣਕਾਰੀ ਕਿਤੇ ਸਟੋਰ ਕੀਤੀ ਗਈ ਹੈ, ਪਰ ਇਹ ਨਹੀਂ ਕਹਿ ਸਕਦਾ ਕਿ ਬਹੁਤ ਸਾਰੇ ਫੋਲਡਰਾਂ ਵਿੱਚੋਂ ਕਿਸ ਵਿੱਚ ਹੈ.
ਪ੍ਰਭਾਵੀ ਡੇਟਾ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਵਿੱਚ ਕੀ ਸ਼ਾਮਲ ਹੈ?
ਸਮੇਂ ਸਿਰ ਗਲਤੀਆਂ ਦਾ ਪਤਾ ਲਗਾਉਣ, "ਕੂੜਾ" ਡੇਟਾ ਨੂੰ ਫਿਲਟਰ ਕਰਨ ਲਈ, ਅਤੇ ਉਹਨਾਂ ਦਾ ਵਰਣਨ ਕਰਨ ਵਾਲੇ ਵਿਅਕਤੀ ਦੇ ਫਾਇਦੇ ਲਈ ਸਿਰਫ ਉਹਨਾਂ ਦੀ ਬਜਾਏ ਉਦੇਸ਼ ਡੇਟਾ ਨੂੰ ਕੱਢਣ ਲਈ ਜਾਣਕਾਰੀ ਦੇ ਨਾਲ ਕੰਮ ਕਰਨ ਲਈ ਕੀ ਵਿਧੀ ਹੋਣੀ ਚਾਹੀਦੀ ਹੈ?
ਡੇਟਾ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਇੱਕ ਚੈਕਲਿਸਟ ਦੇ ਅਨੁਸਾਰ ਸਾਰੀਆਂ ਜਾਣਕਾਰੀ ਐਕਸਚੇਂਜ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆਵਾਂ ਨੂੰ ਲਾਗੂ ਕਰਨ ਦਾ ਪਤਾ ਲਗਾਉਣ ਦੇ ਸਮਾਨ ਹੈ। ਇਸ ਪ੍ਰਕਿਰਿਆ ਦੇ ਥੰਮ੍ਹ ਹੇਠ ਲਿਖੇ ਅਨੁਸਾਰ ਹਨ:
- ਡਾਟਾ ਦੇ ਰਿਸੈਪਸ਼ਨ ਅਤੇ ਪ੍ਰਸਾਰਣ 'ਤੇ ਨਿਯੰਤਰਣ. ਪਹਿਲੀ ਸਥਿਤੀ ਵਿੱਚ, ਇਹ ਯਕੀਨੀ ਬਣਾਉਣਾ ਜ਼ਰੂਰੀ ਹੈ ਕਿ ਜਾਣਕਾਰੀ ਸਾਰੇ ਜ਼ਰੂਰੀ ਵਿਭਾਗਾਂ ਜਾਂ ਮੁੱਖ ਵਿਅਕਤੀਆਂ ਤੋਂ ਪੂਰੀ ਤਰ੍ਹਾਂ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕੀਤੀ ਗਈ ਹੈ। ਦੂਜਾ - ਇਸ ਗੱਲ 'ਤੇ ਸਖਤ ਫਿਲਟਰ ਬਣਾਓ ਕਿ ਕਿਸ ਕੋਲ ਪ੍ਰਾਪਤ ਜਾਣਕਾਰੀ ਤੱਕ ਪਹੁੰਚ ਕਰਨ ਦਾ ਅਧਿਕਾਰ ਹੈ। ਇਹ ਨਾ ਸਿਰਫ਼ ਆਰਥਿਕ ਸੁਰੱਖਿਆ ਦੇ ਮੁੱਦਿਆਂ ਕਾਰਨ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਹੈ, ਸਗੋਂ ਸੰਸਥਾਗਤ ਸਫਾਈ ਲਈ ਵੀ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਹੈ। ਬੇਲੋੜੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਨਾਲ ਓਵਰਲੋਡਿੰਗ ਨਾ ਸਿਰਫ ਕਿਰਤ ਉਤਪਾਦਕਤਾ ਨੂੰ ਵਧਾਉਣ ਵਿੱਚ ਯੋਗਦਾਨ ਪਾਉਂਦੀ ਹੈ, ਬਲਕਿ ਇਸਨੂੰ ਹੌਲੀ ਵੀ ਕਰਦੀ ਹੈ।
- ਡਾਟਾ ਦਾ ਸਿਸਟਮੀਕਰਨ. ਸੰਗਠਨ ਦੇ ਅੰਦਰ ਇੱਕ ਡੇਟਾ ਸਟੋਰੇਜ ਮੈਪ ਤਿਆਰ ਕੀਤਾ ਜਾਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ ਜੋ ਲੋੜੀਂਦੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਨੂੰ ਲੱਭਣਾ ਆਸਾਨ ਬਣਾਉਂਦਾ ਹੈ।
- ਸਟੋਰੇਜ ਵਿਧੀ। ਸਟੋਰੇਜ ਵਿਧੀ ਦੀ ਚੋਣ ਉਹਨਾਂ ਲੋਕਾਂ ਦੀ ਸੰਖਿਆ 'ਤੇ ਨਿਰਭਰ ਕਰਦੀ ਹੈ ਜਿਨ੍ਹਾਂ ਨੂੰ ਇਸ ਜਾਣਕਾਰੀ ਤੱਕ ਨਿਰਵਿਘਨ ਪਹੁੰਚ ਦੀ ਲੋੜ ਹੁੰਦੀ ਹੈ। ਜੇਕਰ ਇਹ ਕੇਵਲ ਇੱਕ ਵਿਅਕਤੀ ਹੈ, ਤਾਂ ਇਸਨੂੰ ਸੁਰੱਖਿਅਤ ਜਾਂ ਹਾਰਡ ਡਿਸਕ ਵਿੱਚ ਸਟੋਰ ਕੀਤਾ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ। ਹਾਲਾਂਕਿ, ਜੇਕਰ ਕਰਮਚਾਰੀਆਂ ਦੀ ਇੱਕ ਵਿਸ਼ਾਲ ਸ਼੍ਰੇਣੀ ਦੁਆਰਾ ਨਿਰੰਤਰ ਅਧਾਰ 'ਤੇ ਕੁਝ ਖਾਸ ਜਾਣਕਾਰੀ ਦੀ ਲੋੜ ਹੁੰਦੀ ਹੈ, ਤਾਂ ਇਸਨੂੰ ਕਲਾਉਡ ਸਟੋਰੇਜ ਵਿੱਚ ਰੱਖਿਆ ਜਾਣਾ ਚਾਹੀਦਾ ਹੈ ਤਾਂ ਜੋ ਉਸ ਜਾਣਕਾਰੀ ਤੱਕ ਪਹੁੰਚ ਕਰਨ ਵਿੱਚ ਬਿਤਾਏ ਗਏ ਸਮੇਂ ਨੂੰ ਘੱਟ ਕੀਤਾ ਜਾ ਸਕੇ।
ਕਿਸੇ ਸੰਸਥਾ ਵਿੱਚ ਡੇਟਾ ਨੂੰ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਨ, ਅਦਾਨ-ਪ੍ਰਦਾਨ ਕਰਨ ਅਤੇ ਸਟੋਰ ਕਰਨ ਲਈ ਐਲਗੋਰਿਦਮ ਜਿੰਨਾ ਸਪਸ਼ਟ ਹੋਵੇਗਾ, ਜ਼ਰੂਰੀ ਜਾਣਕਾਰੀ ਦੇ ਗੁੰਮ ਜਾਂ ਲੀਕ ਹੋਣ ਦੀ ਸਮੱਸਿਆ ਓਨੀ ਹੀ ਘੱਟ ਹੋਵੇਗੀ। ਇਹ ਦੋਵੇਂ ਕੰਪਨੀ ਦੇ ਕੁਸ਼ਲ ਕੰਮਕਾਜ ਵਿੱਚ ਰੁਕਾਵਟ ਪਾਉਂਦੇ ਹਨ। ਪ੍ਰਭਾਵੀ ਡੇਟਾ ਪ੍ਰਬੰਧਨ ਦੇ ਕੰਮ ਨਾਲ ਨਜਿੱਠਣਾ, ਕੰਪਨੀ ਆਪਣੇ ਆਪ ਨੂੰ ਉਦੇਸ਼ਪੂਰਨ ਹਕੀਕਤ ਵਿੱਚ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਤੌਰ 'ਤੇ ਸਥਾਪਿਤ ਕਰੇਗੀ, ਜੋ ਕਿ ਬਹੁਤ ਜ਼ਿਆਦਾ ਜਾਂ ਗਿਆਨ ਦੀ ਘਾਟ ਨਾਲ ਵਿਗਾੜਿਆ ਨਹੀਂ ਹੈ.
ਟਿੱਪਣੀ ਕਰਨ ਲਈ ਸਭ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਹੋਵੋ